Baggrund for projektet – Kommunikation
En ungdomsklub gennemførte et Lean projekt i samarbejde med Howbiz Management Consulting. Ungdomsklubben som var underlagt en kommunal skole oplevede i 2011 at en specialklasse fra en nærliggende skole skulle høre under denne i fremtiden. Dette betød at specialpædagoger fra den nærliggende skole i fremtiden ville blive tilknyttet ungdomsklubben. Ungdomsklubben havde en fast dagsorden med et møde klokken kvart i tolv hvor alle informationer som var relevante for medarbejderne blev diskuteret. De nye specialpædagoger kunne qua deres arbejde i skolen ikke deltage på disse møder, derfor var der en problemstilling med deling af information.
Indsatsområder – Informationsdeling
I og med specialpædagogerne ikke kunne deltage ved mødet gik flere informationer tabt, dette betød at der ofte kunne ske misforståelser, både medarbejderne imellem og overfor børnene som kunne få modstridende informationer afhængig af hvem de henvendte sig til. Specialpædagogerne skulle selv opsøge information enkeltvis og brugte på den måde unødig tid ved at indsamle informationen løbende.
Avendte metoder: VSM, PDCA
Ved at kortlægge informationsflowet stod det hurtigt klart at der var en stor opgave med at koordinere information, især i forhold til børn med specielle behov og udfordringer hvor mangel på information omkring daglige aktiviteter og specielle hensyn den pågældende dag kunne skabe store udfordringer. Dette betød at der var behov for at have et centralt redskab til delingen af informationen. Derfor blev der med involvering af medarbejderne udarbejdet et personale intranet hvor alle relevante informationer kunne deles imellem de godt 20 ansatte i ungdomsklubben. Specialpædagogerne stod for at sørge for eventuel information var tilgængelig klokken kvart i tolv mødet mens at de deltagende efterfølgende skulle opdatere intranettet med information efter mødet, så specialpædagogerne havde adgang til samme mængde information som de andre ansatte. PDCA blev brugt som værktøj til at indføre intranettet og løbende undersøge om det opfyldte målsætningen med det. Medarbejderne havde hele tiden muligheden for at tilpasse hvilke informationer der gav værdi at dele centralt og derved blev unødvendig viden skåret fra.
Mål
- Sørge for trivsel for børnene i ungdoms-klubben
- Information er let til gengæld for alle medarbejdere
- Involvering af medarbejderne
Resultater
- Opbygget intranet
- Opsat standarder for hvilke informationer der var relevante for medarbejderne
- Minimereret forstyrrelser i informations flowet
Har du et lignende problem?
Vi vil hellere end gerne hjælpe dig med at besvare de spørgsmål, som du sidder tilbage med. Udfyld nedenstående kontaktformular, og så skal vi svare dig hurtigst muligt.
