Baggrund – Sagsbehandling

Teknik & Miljø forvaltningen i en kommune gennemførte i samarbejde med Howbiz Management Consulting et Lean projekt. Grundet effektiviseringskrav i kommunen kunne forvaltningen ikke tildeles flere ressourcer, og samtidigt ønskede kommunen ikke at levere en dårligere service. Således var det nødvendigt for den lokale ledelse at involvere medarbejderne i at finde en smart løsninger, hvor ressourcerne kunne udnyttes bedre uden at medarbejderne skulle løbe hurtigere.

Indsatsområder – gennemløbstid

Projektet blev afgrænset til at omhandle lokalplanlægningsprocessen fra den politiske igangsætning af lokalplanlægning til offentliggørelse af den endelige vedtagne lokalplan. Forvaltningen var interesseret i bedre flow i behandling af sager samtidigt med at kvaliteten i beslutninger skulle styrkes. Man ønskede således at fjerne dobbeltarbejde og manuel håndtering samt øge den juridiske kvalitet af planerne og planprocedurerne.

Avendte metoder: VSM, Swimlane, Spild

Ved at anvende Value Stream Mapping (VSM) og Swimlane-diagrammer kunne projektet identificere en række spildtyper i lokalplanlægningsprocessen. Ved at indføre en bedre tidsmæssig koordinering af processer samt en bedre styring af sagerne kunne forvaltningen effektivisere sagsbehandling af lokalplanerne. Der blev ligeledes udarbejdet standarder for koordinering af igangsætning af de enkelte processer samt porteføljestyring af lokalplanprojekter.

Mål

  • Den kortest mulige gennemløbstid
  • Tilstrækkelig kvalitet
  • Mindskede opgavebunker

Resultater

  • Lokalplanprocessen blev forkortet med ca. 7 uger, fra 33 til 66 uger (ferie, helligdage o.l. ikke medregnet).

Har du et lignende problem?

Vi vil hellere end gerne hjælpe dig med at besvare de spørgsmål, som du sidder tilbage med. Udfyld nedenstående kontaktformular, og så skal vi svare dig hurtigst muligt.

* skal udfyldes.


Jacob Steendahl Nielsen

Management konsulent

Se profil

jacob@howbiz.dk

tlf. 31 10 90 00