Baggrund for projektet – Uhensigtsmæssig planlægning
Lean projektet udsprang af en utilfredshed med både arbejdsgange og det som blev leveret. Ledelsen samlede repræsentanter fra medarbejdergruppen og sammen identificerede og prioriterede de mulige indsatsområder. Det område med flest problematikker var i forbindelse med udsendelse af skemaer, både til lærerne og eleverne. Skemaerne endte oftest med at blive sendt ud for sent hvilket betød at det var svært at planlægge lektionerne, så det passede både med lærerne og eleverne.
Indsatsområder – Nedbringe gennemløbstiden
Der var hos både ledelse og hos lærerne et erkendt behov og ønske om at skabe forbedringer, der var blandt andet forslag om at skemaerne skulle laves i de enkelte afdelinger på skolen og derved opnå fordelene ved decentralisering. Hovedprincipperne for lærerne var at undervisningen skulle være relevant, spændende og derudover at eleverne blev mødt af engagerede og velforberedte lærerne. For at kunne opnå dette var det nødvendigt at kigge på hvordan skemaerne kunne udsendes tidligere for at sikre en bedre tilrettelæggelse af undervisningen og dermed sikre at lærerne kunne lave en bedre læringsoplevelse for eleverne.
Avendte metoder: VSM, Swimlane, PDCA
For at få kortlagt arbejdsprocesserne blev der lavet en VSM, den hjalp lærerne med at forstå hvilke processer der blev gennemgået i forbindelse med skabelsen af skemaerne. En af udfordringerne ved udarbejdelsen var at der var opsat flere forskellige deadlines som ikke blev overholdt, dette havde medført at der opstod ventetid. Derudover var det svært at kommunikere rettidigt, da deadlines kun blev overholdt løst. Ved hjælp af VSM kunne der fastlægges hvilke aktiviteter der enten kunne erstattes af andre, forbedres eller fjernes helt uden risiko.
For yderligere at vise proces flowet og synliggøre hvor mange gange opgaven skiftede hænder i løbet af udarbejdelsen blev Swimlane brugt. Værktøjet var med til at vise mange unødvendige skift af ansvar som i sidste ende medførte en længere gennemløbstid. Arbejdet med Swimlane indebar at flowet blev forbedret i høj grad ved at fjerne unødvendige check og sikre at information var tilgængelig tværs af organisationen.
For at indføre de nyeste resultater og sikre implementeringen udførte en arbejdsgruppe regelmæssigt Plan Do Check Act. Dette indebar blandt andet at der blev fulgt op på at gennemløbstiden blev reduceret, spørgeskema blev udsendt for at sikre at lærerne var tilfredse med implementeringen.
En af de ting der blev udtrykt stor tilfredshed med på baggrund af lean projektet var at medarbejderne havde opnået stor indsigt i hvordan deres arbejdsgange hang sammen. Sammenholdt med at der var opnået kendskab og arbejdet med Lean værktøjerne gjorde at medarbejderne nu selv var i stand til at komme med forslag og input til deres arbejdsplads.
Mål
- Hurtigere udsendelse af skemaerne
- Tydelige deadlines
- 98 % af lektionerne var blevet placeret optimalt
Resultater
- Gennemløbstid fra 103 til 43 dage
- Reduceret selve procestiden med 10 %
- Korrekt planlægning af lektioner
- Større arbejdsglæde hos lærerne på baggrund af en veltilrettelagt arbejdsdag.
Har du et lignende problem?
Vi vil hellere end gerne hjælpe dig med at besvare de spørgsmål, som du sidder tilbage med. Udfyld nedenstående kontaktformular, og så skal vi svare dig hurtigst muligt.
