Projektbeskrivelse

Universitetet havde gennemført et Lean projektet i samarbejde med Howbiz Management Consulting

Udgangspunktet for universitetet var at der de seneste år havde været stigende antal af ph.d. studerende hvilket medførte et øget pres på de interne processer i ansættelsesfasen. Dette gjorde at der var behov for effektivisering ved at benytte sig af tværgående samarbejde mellem afdelingerne på universitetet og et øget fokus på løbende forbedringer. Arbejdet fokuserede på de interne processer på universitetet hvor de havde fuld kontrol over processerne, på den måde var det lettest at indføre forbedringer og dermed blev de eksterne faktorer ikke inkluderet i arbejdet.

Indsatsområder – skabe flow og bedre kommunikation

Det større optag af ph.d. studerende medførte at medarbejderne blev sat under et stort pres, hvilket medførte at flere medarbejder fik stress i både kortere og længere perioder. Der blev i slutningen af året ansat en ekstra kapacitet til at varetage en mængde af det store pres der blev lagt på de ansatte.

Sideløbende med den ansættelse var der behov for retningslinjer for ansættelsesprocessen. Der var for mange led der skulle ind over én ansættelse, hvilket betød at den havde unødig megen ventetid. Der var flere klager fra nye ph.d. studerende vedrørende opstarten som virkede rodet og ustruktureret.

Avendte metoder: VSM, PDCA

Der blev lavet en værdistrømsanalyse over hvilke processer der var værdiskabende for selve ansættelsen og i den forbindelse hjalp værdistrøms- analyse til at kortlægge hvilke processer der var unødvendige og ikke-værdiskabende, i den forbindelse blev fire led i processen skåret fra. Det blev derudover identificeret hvilke processer der havde behov for et øget fokus i form af standardisering og effektivisering. Flere processer blev tidsmæssigt reduceret med 30 % hvilket medførte at medarbejderne havde bedre tid til det stigende antal ansættelser.
 
Der blev arbejdet med PDCA for at sikre at den nye studerende fik den nødvendige information undervejs og at det i højere grad var sikret at den studerende var klædt på til at starte. Dette blev gjort ved at lave en personalemappe hvor alle i afdelingen havde et overblik over de studerende og derved let kunne sætte sig ind i en ny studerendes sag. Dette gjorde at uanset hvem der overtog en ny studerende kunne de lynhurtigt sætte sig ind i vedkommendes situation. Der blev lavet en tilfredshedsundersøgelse som blev målt op mod KPI’er hvor både den studerende og de ansatte blev inddraget. Dette betød at der løbende kunne indføres forbedringer i processen.

Mål

  • Tidligere besked om en mulig ph.d. ansættelse til resten af organisationen
  • Bedre kommunikation mellem ph.d. studerende og universitetet
  • Større tilfredshed hos de nye ph.d. studerende

Resultater

  • Stressniveauet i organisationen blev nedbragt betragteligt
  • Ph.d. studerende oplevede en bedre service i forbindelse med deres ansættelse
  • Hurtigere behandling af ansættelsesprocessen

Har du et lignende problem?

Vi vil hellere end gerne hjælpe dig med at besvare de spørgsmål, som du sidder tilbage med. Udfyld nedenstående kontaktformular, og så skal vi svare dig hurtigst muligt.

* skal udfyldes.


Jacob Steendahl Nielsen

Management konsulent

Se profil

jacob@howbiz.dk

tlf. 31 10 90 00