Baggrund for projektet – ikke værdiskabende møder
Udgangspunktet for dette projekt var at virksomheden havde haft store problemer med at holde konstruktive møder igennem en periode. Tendensen var møde-kvantitet fremfor møde-kvalitet. Kalenderen var derfor begyndt at være fyldt op med møder som ikke skabte værdi. En kortlægning af møder og tid forbundet med disse møder viste, at der blev brugt over 50 % af arbejdstiden mødeaktiviteter.
Indsatsområder – effektiv mødekultur
Effektivisering af mødekulturen i forbindelse med projekter. En af de identificerede områder med muligheder for forbedringer var en mangel på dagsorden på hovedparten af møderne. Dette havde også indflydelse på at deltagerne sjældent var godt forberedte fordi de ikke kendte til dagsordenen for hvert enkelt møde. Der var derfor behov for at indføre en standard om at udarbejde en dagsorden for hvert møde. Et andet problem var, at der ikke blev taget referat på møderne, hvilket vanskeliggjorte beslutningsprocessen.
Anvendt metode: Standardisering
Møderne blev analyseret via en Gap analyse, der kunne vise divergens mellem forventninger til møderne og hvad der reelt sket på møderne. De viste ret hurtigt at manglen på dagsorden og referat var de største problemområder. Gap analysen bestod overordnet af en analyse af hvordan møderne så ud, hvordan medarbejder gerne så møderne så ud og herefter fik de kortlagt hvor langt de var fra målet.
For at komme problemerne til livs blev der iværksat en standard for hvordan en mødeindkaldelse skulle se ud i fremtiden og hvad den skulle indeholde. Mødedeltagerne kunne således blive bedre til at deltage aktivt på møderne. Derfor blev det også bestemt at der skulle indføres nogle roller til hvert møde, blandt andet referent, mødeleder etc.
Mål
- Sørge for at mødedeltagerne var bedre informeret forud for møderne.
- At skabe fælles forventninger.
- Mødelederen skulle tage ansvar for selve mødet, lede og sørger for aktiv deltagelse.
- Sikre at der blev skrevet referat efter hvert eneste møde, så man på senere tidspunkt kunne vende tilbage og kigge på hvilke beslutninger der blev taget.
Resultater
- Klar dagsorden for møderne
- Færre møder pga. en bedre møde-kvalitet
- Større motivation hos medarbejderne
- Medarbejdernes begyndte at tage mere ansvar for møderne og i sidste ende opnåede virksomheden en forbedret mødekultur – forankret blandt medarbejderne.
Har du et lignende problem?
Vi vil hellere end gerne hjælpe dig med at besvare de spørgsmål, som du sidder tilbage med. Udfyld nedenstående kontaktformular, og så skal vi svare dig hurtigst muligt.
