Baggrund for projektet – mangelfuld datakvalitet
Virksomheden havde igennem en længere periode oplevet problemer i forbindelse med oprettelsen af materialer til deres produktion. Det var vigtigt at effektivisere oprettelsesprocessen for at undgå fejl senere i processen.
Alle indkøbte materialer blev indtastet i virksomhedens ERP system, men der var et større problem med at finde ud af hvem der havde ansvaret for de indtastet data. Derfor var det svært at angribe det konkrete problem. Virksomheden havde på daværende tidspunkt ambitioner om at indføre flere nye materialer hvorfor projektet var en god lejlighed til at få etableret nye standarder.
Indsatsområder – styrke datakvalitet samt udarbejde standarder
Hovedproblemet var at sikre at den information der blev indtastet i ERP systemet var korrekt hver gang. Indsatsområderne var både i forbindelse med færdigvare, mellemvare og råvare for at have hele processen i virksomheden med. Generelt var det en opgave med lav variation og en høj grad af forudsigelighed i arbejdet med oprettelsen, hvilket betød at Lean som hovedfilosofi passede enormt godt.
Det var vigtigt at holde fokus på hvad ”kunderne” forventede af den indtastede data – i den forbindelse blev de medarbejder som skulle benytte informationer i næste led anset som kunder. Det var især kvaliteten af den indtastede data, mulighed for at overholde leveringstidspunkt og minimering af omkostningerne der var vigtigt for næste led i kæden..
Avendte metoder: Standardisering, PDCA
PDCA blev benyttet sammen med en række andre Lean værktøjer til at optimere selve oprettelses-processen og den efterfølgende brug af data – helt indtil at produktet blev frigivet til salg. I den forbindelse var de gennemgående temaer en forbedret kvalitet og planoverholdelse. Der blev benyttet VSM til at kortlægge hvilke processer der var værdiskabende, og fjerne de processer som var unødvendige. Afdelingen fik rigtig meget ud af at kortlægge den nuværende proces, og især åbnede det øjnene for de processer som ikke tilførte værdi. Der blev efterfølgende oprettet en tværorganisatorisk gruppe som havde ansvaret for arbejdet med oprettelsen af materialerne i fremtiden.
Behovet for nye standarder i oprettelsesprocessen samt at de blev kommunikeret klart ud til de involveret medarbejdere med henblik på at få en ensrettet proces – uanset afdeling. Det blev tydeliggjort for medarbejderne hvad forventninger var til processen.
En ekstra bonus var at standarderne let kunne overføres til produktionsfaciliteter i udlandet, eftersom de gjorde brug af samme ERP system. Der blev lavet en tydelig checkliste for hvordan oprettelsesprocessen skulle se ud i fremtiden.
Mål
- Korrekt indtastning af data
- Indførsel og overholdelse af nye standarder
- Bedre informationsdeling igennem processen
Resultater
- Bedre overblik og koordinering i virksomheden
- Besparelser for minimum 450.000 DKK per år
- Reducering af ressourceforbrug som kunne frigøres til nye udviklingsprojekter
Har du et lignende problem?
Vi vil hellere end gerne hjælpe dig med at besvare de spørgsmål, som du sidder tilbage med. Udfyld nedenstående kontaktformular, og så skal vi svare dig hurtigst muligt.
