Baggrund for projektet – Ventetid

Universitetet gennemførte et Lean projekt i samarbejde med Howbiz Management Consulting.
 
Udgangspunktet for gennemførelsen af projektet var ansættelsesprocessen var universitetet som indeholdte blandt andet indtastning af data på den nye medarbejder, indtastning i lønsystem, etablering af medarbejdernummer herunder telefon og adgangskort og til sidst ansættelsespapirer. Projektet var af tværorganisatorisk art da der var flere forskellige afdelinger der stod med samme problemstillinger.

Indsatsområder – skabe flow og nedbringe gennemløbstiden

Der var tre områder som fik fokus i forbindelse med projektet. De nyansatte havde oplevet at få deres ansættelsespapir for sent, det havde været et problem for den ny ansatte i forbindelse med opsigelse på den gamle arbejdsplads. Derudover var der flere problemer med at medarbejderne manglede telefon, medarbejdernummer eller arbejdsplads i forbindelse med at de mødte op til første arbejdsdag hvilket medførte at opstarten ikke var produktiv nok. På grund af at flere ansættelser skete i løbet af kort tid endte flere medarbejder med at modtage deres løn enten for sent eller ukorrekt.

Avendte metoder: VSM, PDCA

Værdistrømsanalysen var med til at kortlægge hvordan tidsforbruget så ud i afdelingen hvor tiden var fordelt på egentlig procestid og ventetiden i den forbindelse. Procestiden svarede mellem 1-3 % af ventetiden, da der var mange godkendelsesfaser. Der blev lavet analyser for enkelte sager og for komplicerede sager hvor der var en stor afvigelse. De komplicerede involverede andre parter hvilket betød at de tog op til 10 gange så lang tid som de enkelte sager som kunne løse internt i afdelingen. Tiden blev reduceret med over 10 % i de enkelte sager og over 30 % i de komplicerede sager.
 
For at sikre arbejdet med at skabe et bedre flow i ansættelsesfasen anvendte medarbejderne PDCA som værktøj til at sikre fastholdelsen af løbende forbedringer. Det indebar blandt andet at der blev effektiviseret mht. Indtastninger af data og at ansættelsesbreve og lønskema blev genereret centralt i stedet for decentralt i hver afdeling. Det var med til at øge effektiviteten i organisationen. Organisationen fortsatte efterfølgende arbejdet med at tænke PDCA ind i integrationen med andre systemer og afdelinger på universitetet.

Mål

  • Reduceringen af gennemløbstiden for en ansættelseskontrakt
  • Eliminere af unødvendige ikke-værdiskabende aktiviteter
  • Indføre standarder for hvordan ansættelser foregår

Resultater

  • Bedre service til glæde for de nyansatte
  • Hurtigere behandlingstid i organisationen
  • Årlig besparelse på 415.000 DKK

Har du et lignende problem?

Vi vil hellere end gerne hjælpe dig med at besvare de spørgsmål, som du sidder tilbage med. Udfyld nedenstående kontaktformular, og så skal vi svare dig hurtigst muligt.

* skal udfyldes.


Jacob Steendahl Nielsen

Management konsulent

Se profil

jacob@howbiz.dk

tlf. 31 10 90 00